CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES EMPRESARIALES

Y PROFESIONALES

 

 

 

Comunicaciones de Trámite y Comunicaciones Persuasivas

 

 

Comunicaciones de trámite:

 

Las comunicaciones de trámite, pertenecientes mayormente al ámbito administrativo, tienen como objetivo proveer información relacionada con cada uno de los estados, pasos o diligencias (trámites) que hay que recorrer durante la realización de un negocio o asunto. Éstas comunicaciones requieren menos esfuerzo mental, o empuje analítico, y menos esfuerzo redaccional que las comunicaciones persuasivas.

 

Ejemplos

 

Comunicaciones sobre:

     compra o solicitud de mercancía

     solicitudes de crédito

     solicitud de referencias o informes

     mensajes de acuse de recibo

 

Comunicaciones persuasivas o de esfuerzo argumentativo:

 

Las comunicaciones persuasivas, además de informar, tienen como objetivo convencer (persuadir) y actuar sobre la voluntad o mover a la acción. Requieren, por tanto, un gran esfuerzo mental o empuje analítico y esfuerzo redaccional y argumentativo.

 

Ejemplos

 

Comunicaciones sobre:

     referencias o informes

     recomendaciones

     comunicaciones de cobro

     reclamaciones

     mensajes publicitarios

     comunicaciones sobre solicitud de empleo y oferta de servicios

     mensajes de estímulo o de esfuerzo inspiracional

     comunicaciones para fomentar las buenas relaciones entre los miembros de una  

        empresa y entre la empresa y sus suplidores o clientela

     mensajes para crear buena voluntad hacia la empresa (good will)

 

 

 

Comunicaciones Internas y Comunicaciones Externas

 

 

Comunicaciones internas:

 

Las comunicaciones internas van dirigidas a personas que laboran en una misma empresa.  Se mueven dentro de una sola unidad o de una sucursal a otra(s).

 

Constituyen un medio esencial para atender de manera efectiva asuntos de la empresa. Las comunicaciones internas efectivas en dirección ascendente, descendente y horizontal aumentan la satisfacción, seguridad, productividad y ganancias.

  

Cuando las empleadas y los empleados reciben las comunicaciones adecuadas de parte de sus superiores, están mejor motivados y son más eficientes. Todos/as necesitan, además de instrucciones claras y reglas seguras sobre el trabajo, información sobre estrategias organizacionales, productos, enfoques y controversias importantes.

Deben conocer sobre seguros médicos, otros seguros, adiestramientos, ascensos, pensiones, desarrollo del trabajo, retiro y otros asuntos.

 

Asimismo, los superiores valoran, además de los informes periódicos que rinden los empleados; sugerencias, planteamientos sobre problemas e insatisfacciones.

Especialmente, si se comunican con claridad y corrección.

 

La comunicación horizontal efectiva es esencial sin importar la cantidad de empleados (dos o dos mil). Se necesita el intercambio de ideas para resolver problemas, realizar trabajo individual o en equipo y organizar actividades propias de la empresa.

Algunos ejemplos de estas comunicaciones son: cartas, memorandos, informes, comunicaciones orales, en persona y por teléfono, así como tele-conferencias y vídeo-conferencias.

 

 

Comunicaciones externas:

 

Las comunicaciones dirigidas a personas fuera de la empresa tienen un gran efecto en la reputación y éxito de ésta (la empresa).

Por medio de las comunicaciones adecuadas: cartas, propuestas, informes,conversaciones en persona, conversaciones telefónicas y otras, se crea una buena imagen de la empresa.

Esta publicidad es la que atrae a la clientela, despierta el interés por sus productos y/o servicios, además de ayudar en sus negociaciones y actividades en general.

En este sentido, se afirma que toda comunicación es de publicidad.

 

La comunicación efectiva, interna o externa, contribuye al desarrollo profesional de todas las personas que trabajan en la empresa. Su reputación depende, muchas veces, del éxito o fracaso de sus mensajes orales y escritos.

 

 

 

Comunicaciones Favorables o Neutrales y Comunicaciones Desfavorables

 

 

Comunicaciones favorables o neutrales:

 

Las comunicaciones favorables o neutrales dan a conocer información agradable o que la persona destinataria no considera ni buena ni mala. Constituye solamente información que puede ser útil o que debe conocerse.

Estas comunicaciones son fáciles de crear y de redactar o de plantear oralmente. Se comunican mediante un acercamiento o forma directa porque no ofenden ni causan una mala impresión.

 

Ejemplos

 

Comunicaciones sobre:

     aprobación de crédito

     ajustes en cuanto a reclamaciones o quejas

     aceptación de propuestas

     concesión de favores o beneficios

     anuncios sobre eventos especiales

     divulgación de procedimientos políticas y responsabilidades

     agradecimientos

     felicitaciones, distinciones o premios

     ascensos

     retiros

 

 

Comunicaciones desfavorables:

 

Las comunicaciones desfavorables dan a conocer información que es adversa a los intereses de la persona destinataria y que puede afectar su ánimo de forma negativa.

Son, por tanto, comunicaciones difíciles de crear y de redactar así como de plantear oralmente.

Su elaboración exige mayor discreción así como el punto de vista y el tono adecuados.

Tienen, además, el objetivo de lograr y mantener una buena imagen de la empresa.

 

La información desfavorable debe darse a conocer de modo que la acción de la empresa sea considerada justa y razonable.

Se espera que la persona o parte destinataria mantenga una buena relación con la empresa.   

 

En la elaboración de las comunicaciones desfavorables, puede utilizarse un plan (acercamiento) indirecto o directo según la situación específica en la que se utilizan.

 

Ejemplos

 

Comunicaciones sobre:

 

     negación de solicitudes diversas

     cesantías o despidos

     amonestaciones

     querellas

     evaluaciones negativas

     rescisión de contratos

     conclusión de beneficios

    

    

 

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Cabe señalar que todas las comunicaciones empresariales y profesionales pueden ser clasificadas de varias formas simultáneamente, así como admitir otras clasificaciones no mencionadas en este apartado.